Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich
Szczegóły informacji
Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2017-06-26 13:45:08 przez Administrator Systemu
Kierownik Referatu
Sekretarz Gminy Grażyna Halkiewicz
Tel: (89) 647-40-87 wew. 17
e-mail:
e-mail:
Stanowisko ds. Obsługi Organów Gminy i Sekretariatu
Podinspektor Dorota Kędzierska
Tel: (89) 647 40 87
e-mail:
Tel: (89) 647 40 87
e-mail:
Stanowisko podlega bezpośrednio Sekretarzowi Gminy.
Zadania
Stanowisko poza zadaniami wspólnymi określonymi w §10 Regulaminu Organizacyjnego realizuje następujące zadania szczegółowe:
1) zapewnienie obsługi administracyjnej i kancelaryjno-technicznej Radzie Gminy i jej Komisjom, Wójtowi, Zastępcy Wójta i Sekretarzowi,
2) przyjmowanie i wysyłanie korespindencji,
3) prowadzenie ewidencji korespondencji oraz rejestru podań i pism wpływających do urzędu,
4) podejmowanie czynności organizacyjnych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej Komisji i Wójta,
5) protokółowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
6) prenumerata prasy i wydawnictw,
7) prowadzenie rejestru pieczęci i nadzór nad ich przechowywaniem,
8) prowadzenie archiwum zakładowego,
9) przyjmowanie interesantów i organizowanie im kontaktów z Wójtem, Zastępcą Wójta, Sekretarzem lub z pracownikami merytorycznymi,
10) prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
11) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami, zaopatrywanie urzędu w niezbędny sprzęt, materiały biurowe i środki czystości,
12) prowadzenie ewidencji uchwał, decyzji i zarządzeń organów Gminy oraz upoważnień i pełnomocnictw,
13) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie pracownikami projektów uchwał oraz innych materiałów na posiedzenia organów Gminy,
14) prowadzenie spraw związanych z wyborem ławników sądowych,
15) prowadzenie rejestru delegacji służbowych,
16) prowadzenie spraw socjalnych pracowników,
17) zapewnienie należytego stanu elementów informacji wizualnej urzędu.
Stanowisko ds. Obywatelskich
Podinspektor Marta Dembkowska
Tel: /89/ 647 40 95 lub 089/ 647 40 87 wew. 23
e-mail:
e-mail:
Podlega bezpośrednio Sekretarzowi Gminy.
Stanowisko poza zadaniami wspólnymi określonymi w § 20 Regulaminu Organizacyjnego realizuje następujące zadania szczegółowe:
Zadania:
Zadania:
1) Prowadzenie ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych oraz prowadzenie archwum kopert dowodowych.
2) Prowadzenie ewidencji ludności polegającej na rejestracji danych o miejscu pobytu osób, o urodzeniach, dotyczących obowiązku wojskowego, zmian stanu cywilnego, obywatelstwa, imion i nazwisk oraz zgonów.
3) Prowadzenie postępowania administracyjnego w zakresie zameldowania bądź wymeldowania,
4) Przygotowywanie zezwoleń na organizowanie zbiórek publicznych, o ile zbiórka ma być przeprowadzona na obszarze gminy.
5) Prowadzenie, aktualizacja i udostępnianie rejestru wyborców oraz sporządzanie spisów osób uprawnionych do udziału w głosowaniach.
6) Realizacja zadań określonych ustawą o ochronie danych osobowych, łącznie z udostępnianiem danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych.
7) przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
8) współdziałanie z organami wojskowymi,
9) przygotowanie poboru i rejestracja przedpoborowych,
10) przygotowywanie decyzji w sprawie konieczności sprawowania przez żołnierza lub osobę spełniającą zastępczą służbę wojskową bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny i uznanie żołnierza za jedynego żywiciela rodziny,
11) tworzenie formacji obrony cywilnej,
12) nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności i świadczeń na rzecz obrony,
13) koordynacja i nadzór nad prawidłową realizacją zadań obronnych jednostek organizacyjnych gminy,
14) opracowywanie zamierzeń obronnych - regulaminów, zakresów czynności dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania urzędu gminy w warunkach zagrożenia,
15) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego,
16) prowadzenie spraw zakwaterownia sił zbrojnych.
8) współdziałanie z organami wojskowymi,
9) przygotowanie poboru i rejestracja przedpoborowych,
10) przygotowywanie decyzji w sprawie konieczności sprawowania przez żołnierza lub osobę spełniającą zastępczą służbę wojskową bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny i uznanie żołnierza za jedynego żywiciela rodziny,
11) tworzenie formacji obrony cywilnej,
12) nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności i świadczeń na rzecz obrony,
13) koordynacja i nadzór nad prawidłową realizacją zadań obronnych jednostek organizacyjnych gminy,
14) opracowywanie zamierzeń obronnych - regulaminów, zakresów czynności dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania urzędu gminy w warunkach zagrożenia,
15) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego,
16) prowadzenie spraw zakwaterownia sił zbrojnych.
Stanowisko ds. Kadr i Ubezpieczeń Społecznych
Podinspektor Jacek Poteć
Tel: /089/ 647 40 87 wew. 11
e-mail:
Tel: /089/ 647 40 87 wew. 11
e-mail:
Stanowisko podlega bezpośrednio Sekretarzowi Gminy.
Zadania
Zadania
Stanowisko poza zadaniami wspólnymi określonymi w § 20 Regulaminu Organizacyjnego realizuje następujące zadania szczegółowe:
W zakresie kadr i ubezpieczeń społecznych:
- prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych gminy oraz innych pracowników i stażystów zatrudnionych na podstawie odrębnych przepisów, oraz prowadzenie akt osobowych i innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy,
- prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników,
- zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,
- zapewnienie warunków do przeprowadzania służby przygotowawczej,
- prowadzenie rejestru urlopów, przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych i kontrola wykorzystania urlopów zgodnie z przepisami prawa,
- zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
- przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
- kompletowanie wniosków emerytalnych i rentowych,
- pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie Gminy, a w szczególności:
- dokonywanie okresowych analiz stanu bhp,
- stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
- przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
- zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
- przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,
- rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
- udział w dochodzeniach powypadkowych,
- udział w pracy zakładowej komisji bhp,
- organizowanie szkoleń BHP pracowników urzędu gminy i badań okresowych,
- realizacja postanowień Sądu Rejonowego w Ostródzie w zakresie wykonywania przez skazanych nieodpłatnej pracy społecznie użytecznej,
- organizowanie prac społecznie użytecznych zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w tym:
- przygotowanie wniosków do Starostwa o skierowanie bezrobotnych bez prawa do zasiłku, korzystających ze środków pomocy społecznej do wykonywania prac społecznie użytecznych,
- przygotowanie projektu porozumienia między Starostwem a Gminą w sprawie wykonywania prac społecznie użytecznych,
- współpraca z kierownikiem GOPS w Dąbrównie,
- przydzielanie prac społecznie użytecznych,prowadzenie ewidencji wykonanych w Gminie prac społecznie użytecznych przez bezrobotnych i ustalenie wysokości przysługujących im świadczeń,
- sporządzenie rocznych planów potrzeb w zakresie wykonywanych prac społecznie użytecznych,
- zgłaszanie do ubezpieczenia i naliczanie składek ZUS – rentowej, emerytalnej, chorobowej, wypadkowej i zdrowotnej,
- naliczanie składek PEFRON i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
- prowadzenie spraw związanych z pomocą materialną dla osób niepełnosprawnych,
- realizacja zadań gminy z zakresu kultury fizycznej i sportu, w tym sportu, rekreacji i wypoczynku,
- prowadzenie spraw związanych z kąpieliskami i miejscami wyznaczonymi do kąpieli,
- przygotowywanie projektów decyzji, uchwał, zarządzeń, regulaminów itp. w zakresie prowadzonych spraw,
- sporządzanie sprawozdań, analiz, rozliczeń, kalkulacji, prognozw zakresie prowadzonych spraw.
Stanowisko ds. Obsługi Biura Interesanta
Młodszy Referent Izabela Liszewska
Tel: (89) 647 40 87
e-mail:
Tel: (89) 647 40 87
e-mail:
Stanowisko podlega bezpośrednio Sekretarzowi Gminy.
Zadania:
- przyjmowanie oraz prowadzenie rejestru pism i podań wnoszonych do Urzędu,
- udzielanie kompleksowej informacji o sposobie załatwienia sprawy i kierowanie klientów do właściwie merytorycznych pracowników,
- wydawanie druków obowiązujących w Urzędzie przy załatwianiu spraw, udzielanie pomocy w ich wypełnieniu,
- przyjmowanie do protokołu podań i wniosków złożonych ustnie,
- prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej, prowadzenie pocztowej książki nadawczej, wysyłanie korespondencji wychodzącej,
- przyjmowanie i prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej,
- prowadzenie spraw dotyczących zakupu usług pocztowych i nadzór nad ich realizacją,
- obsługa centrali telefonicznej,
- prowadzenie badań ankietowych realizowanych przez Urząd,
- organizowanie i prowadzenie konsultacji społecznych,
- nadzór nad tablicą ogłoszeń na terenie Urzędu i przed budynkiem urzędu, dbałość o ich estetykę i aktualność eksponowanych informacji,
- zakup publikacji merytorycznych na potrzeby pracowników i prenumerata czasopism,
- administracyjno-gospodarcza obsługa urzędu, a w szczególności zaopatrywanie urzędu w materiały biurowe i kancelaryjne, środki czystości i bhp, sprzęt i wyposażenie, zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych,
- prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych.
- prowadzenie rejestru obiektów nie będących obiektami hotelarskimi, a świadczące usługi hotelarskie,
- prowadzenie spraw związanych z realizacją Narodowego Programu Ochrony Zdrowia oraz zadań nałożonych na gminę ustawą o ochronie zdrowia, w tym wdrażanie programów profilaktycznych na terenie Gminy wynikających z celów szczegółowych Narodowego Programu Zdrowia oraz potrzeb mieszkańców Gminy,
- prowadzenie ewidencji ochotniczych straży pożarnych działających na terenie gminy oraz prowadzenie spraw organizacyjnych, w tym spraw 6 związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem kierowców oraz operatorów sprzętu OSP.”
Stanowisko ds. Oświaty i Kultury
Paulina Banacka
Referent ds. Oświaty i Kultury
Tel: /89/ 647 40 87 wew.11
e-mail:
Stanowisko podlega bezpośrednio Sekretarzowi Gminy.
Zadania
Stanowisko poza zadaniami wspólnymi określonymi w § 20 Regulaminu Organizacyjnego realizuje następujące zadania szczegółowe:
Zadania
Stanowisko poza zadaniami wspólnymi określonymi w § 20 Regulaminu Organizacyjnego realizuje następujące zadania szczegółowe:
W zakresie Oświaty i Kultury:
- prowadzenie spraw związanych z zakładaniem, przekształcaniem (łączeniem w zespół) i likwidacją gminnych jednostek oświatowych oraz prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwolenia na założenie publicznej placówki oświatowej przez osobę prawną lub fizyczną,
- prowadzenie spraw dotyczących ustalania sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,
- prowadzenie ewidencji publicznych i niepublicznych placówekoświatowych działających na terenie Gminy Dąbrówno,
- prowadzenie zadań nałożonych ustawą o opiece nad dziećmi do lat 3,
- nadzór nad terminowością sporządzania arkuszy organizacyjnych szkół przez dyrektorów i przedstawianie ich odpowiednim organom do zatwierdzenia,
- koordynowanie i nadzór w zakresie bezpłatnego transportu dzieci do i ze szkoły lub placówki przedszkolnej,
- prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy o charakterze socjalnym oraz spraw związanych z przyznawaniem stypendiów za wybitne osiągnięcia w nauce i sporcie uczniom,
- prowadzenie spraw osobowych wynikających ze stosunku pracy dyrektorów szkół prowadzonych przez gminę, w tym spraw dotyczących powoływania i odwoływania z zajmowanego stanowiska,
- prowadzenie dokumentacji związanej z ocenianiem dyrektorów gminnych jednostek oświatowych,
- przygotowywanie i organizacja konkursów na dyrektorów placóweko światowych,
- prowadzenie całość spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli,
- przygotowywanie propozycji kryteriów i trybu przyznawania nagród wójta dla dyrektorów i nauczycieli,
- koordynowanie działań szkół w zakresie organizacji wypoczynku dziecii młodzieży oraz w zakresie realizacji wspólnych zadań i programów,
- współdziałanie z organami sprawującymi nadzór pedagogiczny oraz innymi organami nadzoru i kontroli w zakresie oceny działalności szkół oraz nadzór nad realizacją zaleceń pokontrolnych,
- prowadzenie nadzoru nad obsługą administracyjną, organizacyjną i finansową placówek oświatowych,
- prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dotacji z zakresu wychowania przedszkolnego,
- analiza kosztów i współpraca z innymi gminami odnośnie zwrotu poniesionych dotacji na dzieci, mieszkańców gminy uczęszczających do przedszkoli niepublicznych na terenie innej gminy,
- analiza wysokości otrzymanej subwencji oświatowej i weryfikacja przyjętych wskaźników do jej ustalania,
- współpraca z dyrektorami szkół i placówek oświatowych w zakresie zapewnienia warunków do pełnej realizacji programów nauczania, wychowania i opieki,
- kontrola spełniania obowiązku szkolnego i obowiązku nauki, prowadzenie ewidencji w tym zakresie,
- współdziałanie z organami gminy, lokalnym środowiskiem, związkami zawodowymi, stowarzyszeniami, osobami prawnymi i jednostkami nie posiadającymi osobowości prawnej – zgodnie z kompetencjami,
- koordynowanie spraw związanych z Systemem Informacji Oświatowej i sporządzanie zbiorczych danych oraz obsługa modułu informatycznego SIO w zakresie należącym do zadań gminy,
- prowadzenie zadań z zakresu udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników,
- prowadzenie spraw dotyczących dofinansowania kosztów kształcenia przysługującym pracodawcom, którzy zawarli z młodocianymi pracownikami umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, w tym:
- przyjmowanie zgłoszeń pracodawców o zawarcie umów o pracę w celu przygotowania zawodowego oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,
- przygotowanie danych stanowiących podstawę przyznania Gminie dotacji celowej na zadania własne z budżetu państwa oraz składanie wniosku o dotację do Warmińsko- Mazurskiego Kuratorium Oświaty,
- przygotowanie projektu decyzji Wójta Gminy w sprawie dofinansowania kosztów kształcenia młodocianych pracowników,
- prowadzenie spraw należących do organizatora instytucji kultury, w tymprowadzenie rejestru instytucji kultury,
- przygotowywanie projektów decyzji, uchwał, zarządzeń, regulaminów itp. w zakresie prowadzonych spraw.
- sporządzanie sprawozdań, analiz, rozliczeń, kalkulacji, prognozw zakresie prowadzonych spraw.”
Stanowisko ds. Informatyki
Podinspektor Paweł Gardecki
Tel: (89) 647 40 87 wew. 25
e-mail:
e-mail:
Stanowisko podlega bezpośrednio Sekretarzowi Gminy.
Zadania
- Administrowanie całym sprzętem komputerowym znajdującym się na wyposażeniu Urzędu Gminy w Dąbrównie.
- Administrowanie i bieżąca obsługa informatyczna wszystkich systemów informatycznych urzędu.
- Rozbudowa sprzętu komputerowego.
- Wykonywanie zadań i obowiązków Administratora Bezpieczeństwa Informacji i Administratora Systemów Informatycznych, baz danych osobowych i systemów informatycznych wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Gminy Dąbrówno.
- Redagowanie, stała aktualizacja i rozwijanie merytorycznej zawartości strony internetowej Urzędu oraz Wrót Warmii i Mazur.
- Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w tym: Pełnienie funkcji Administratora i Redaktora Biuletynu Informacji Publicznej oraz umieszczanie na stronach internetowych i BIP informacji przekazywanych ze stanowisk pracy.
